Administrative Assistant (Experienced)

Administrative Assistant (Experienced)

Build a career that matters with one of the world’s most respected employers! 

- - - - - - - - - - - - 

KLUCZOWE OCZEKIWANE OSIĄGNIĘCIA Asystowanie zespołowi: • Zarządzanie zapytaniami członków zespołu w odpowiednich ramach czasowych i zgodnie z priorytetami, przekierowanie w razie konieczności (np. wsparcie w zakresie podróży służbowych i wydatków, rozwiązywanie różnych problemów, dostęp na teren zakładu/organizacja przepustek) • Zarządzanie administracją kadrową: rejestrowanie i wykonywanie konkretnych zadań w odpowiednim czasie (z wyłączeniem urlopów, wizyt lekarskich, formularzy zmian, szkoleń obowiązkowych, powitań nowych pracowników, odejścia pracownika itp.) • Zarządzanie dostępem do komputera dla nowych i odchodzących członków zespołu (dostęp materialny oraz pozostałe dostępy sieciowe). • Organizacja powtarzalnych spotkań jednostki (planowanie i logistyka) oraz innych spotkań na życzenie członków zespołu (opcjonalnie): przestrzeganie terminów wyznaczonych przez organizację, organizacja czasu i rezerwacja pomieszczeń, wysyłanie zaproszeń do uczestników, przekazywanie planu oraz informacji o miejscu spotkania. • Sporządzanie protokołu spotkania. (Opcjonalnie). • Organizacja podróży kierownika (logistyka) w ramach dedykowanego systemu. (Opcjonalnie). • Stosowanie zasad archiwizacji i klasyfikacji (poufność i zachowanie) i doradzanie zespołowi w tym zakresie. • Zarządzanie archiwizacją dokumentów prawnych. Zarządzanie zakupami jednostki: • Zarządzanie zakupami (zapotrzebowania i zamówienia zakupu) jednostki w systemie zgodnie z potrzebami i konkretnymi wymaganiami. • Zarządzanie zamówieniami zakupu i przekazywanie faktur bez zamówień do zewnętrznej obsługi. • Stosowanie zasad w zakresie zakupów i doradzanie zespołowi. • Sprawdzanie faktur bez zamówienia. (Opcjonalnie). • Monitorowanie budżetu zewnętrznych zakupów (zapasy, dostawcy). (Opcjonalnie). Przekazywanie informacji: • Zapewnienie przekazywania informacji w celu prawidłowego funkcjonowania jednostki: dystrybucja informacji w terminie za pośrednictwem kierownika i/lub e-mailowo, korzystając z odpowiedniej listy wysyłkowej i/lub zapewnienie aktualizacji tablicy ogłoszeń, jeśli jest to konieczne. • Dystrybucja notatek informacyjnych jednostki i grupy. • Pisanie notatek informacyjnych jednostki. (Opcjonalnie). • Aktualizacja różnych list (list dystrybucyjnych, wykresów organizacyjnych...). Powitania i usługi wizerunkowe: • Powitanie każdego nowego gościa lub klienta telefonicznego (spoza jednostki lub zewnętrznego), przekierowanie i udzielanie odpowiedni dopasowanej do potrzeb.

Why Michelin? 

• Career Growth: Personalized development plans, mentorship, and cross-functional opportunities. Unique career paths and opportunities for advancement.  

• Inclusive Culture: Thrive in a diverse, supportive environment where your competencies, contributions and behaviors are recognized. Option to join one of our Business Resource Groups and Inclusion Councils. 

• Innovation-Driven: Work on projects that matter—from sustainable materials to digital transformation. 

• Community Impact: Be part of a company that does what's right. We use sustainable business practices while balancing the needs of our customers and communities. 

Michelin is an equal employment opportunity employer of visible minorities, women, Indigenous persons and people with disabilities. If you need accommodation for any part of the employment application process because of a disability, please contact us at accommodations@michelin.com. 

We build the future with people like you. Begin your career with Michelin today!